Om aan de hoge verwachtingen van hun dealers te voldoen en ervoor te zorgen dat bestellingen snel, nauwkeurig en efficiënt worden verwerkt, had Polaris een oplossing nodig die het orderverzamel-, verpakkings- en verzendingsproces kon optimaliseren. Volgens Paul Eickhoff, Director of Operations bij Polaris, "is ons winnende voordeel onze innovatieve cultuur, operationele snelheid en flexibiliteit, en passie om de toeleveringsketen van de onderdelendistributie te blijven verbeteren."

Voorheen leverde Polaris onderdelen, kleding en accessoires aan haar dealers in de oostelijke regio van de Verenigde Staten vanuit hun distributiecentrum in Vermillion, South Dakota. Om de service en responstijd voor deze dealers te optimaliseren en de toekomstige groei van het bedrijf te ondersteunen, was een nieuwe distributiefaciliteit nodig. Vanuit het oogpunt van netwerkefficiëntie werd vastgesteld dat Ohio een ideale geografische locatie was. Een bestaand gebouw werd aangekocht en een nieuw Polaris distributiecentrum was geboren.

Het ontwerp van het distributiecentrum maakt gebruik van een strategisch voorraadlocatieplan om de operationele prestaties te optimaliseren. Polaris-onderdelen die in dozen worden verzameld, worden gecentraliseerd in de full case orderverzamelmodule. Polaris-onderdelen die in dozen worden verzameld, worden gecentraliseerd in de split-case orderverzamelmodule. Grote en niet-verplaatsbare artikelen met lage snelheid worden samen op pallets in rekken geplaatst. Bovendien worden de SKU's per snelheid in deze gebieden geplaatst.

De split-case orderverzamelmodule is ontworpen rond een methodologie die de ordercontainer naar de werknemer brengt. Deze methode wordt een Zone Route System genoemd. De medewerkers blijven in een toegewezen zone; de efficiëntie neemt toe omdat de medewerkers niet door het magazijn zwerven op zoek naar picks, maar zich in plaats daarvan concentreren op het verzamelen van een segment van de voorraad dat zich in een compacte ruimte bevindt. 

De split-case orderverzamelmodule is geconfigureerd met 4 zones. In elke zone worden de SKU's op flowrekken of rekken geplaatst. De zones worden ingedeeld op basis van attributen zoals onderdelenfamilie, snelheid of blokgebruik. De operationele methode bestaat erin de bestelcontainer alleen te routeren naar de zones waar er picks zijn.

Ter ondersteuning van de orderverzamelmethode van het Zone Route Systeem is een transportbandnetwerk voorzien om de stroom van orderdozen naar en uit de zones te regelen. In elke zone is één werknemer gestationeerd; tijdens piekperiodes kunnen echter extra werknemers worden ingezet. Of, tijdens perioden met een lager ordervolume, zou één werknemer meerdere zones kunnen aandoen.

Het transportbaantraject bestaat uit een verzamelband die door de gehele verzamelmodule voor split-case dozen loopt, met een uitgang en een zijspoor voor elke zone. Elk exitpunt bestaat uit een barcodescanner en een haakse transfer om de ordercontainer naar de orderverzamelzone te leiden. Als de picks voltooid zijn, duwt de operator de doos met de ordercontainer terug op de centrale transportband. Als er meer picks zijn, gaat hij naar een andere zone(s); als er geen andere picks zijn, gaat hij direct op de transportband naar de verpakkingszone.

Een orderbeginstation bevindt zich stroomopwaarts van de transportband in de split-case verzamelmodule. Een werknemer brengt een uniek etiket met streepjescode aan op elk karton, vormt het karton en voert het in op de in-line tape-aanbrengmachine. De doos gaat verder op de transportband naar de zone waar zich goederen voor de bestelling bevinden.

Medewerkers die in de zones zijn gestationeerd, gebruiken draagbare RF-handapparatuur om orderverzamelinstructies te krijgen. Wanneer een ordercontainer bij de orderverzamelzone aankomt, scant de werknemer de streepjescode op de ordercontainer met behulp van het RF-apparaat. Vervolgens verschijnen pick instructies op het scherm. Op de orderverzamelplaats scant de werknemer de SKU-barcode op het product om de juiste SKU te bevestigen. De artikelen worden verzameld en in de ordercontainer geplaatst. De ordercontainer wordt handmatig teruggeduwd op de centrale transportband.

Elke split-case ordercontainer wordt naar het Pack & Ship subsysteem getransporteerd. In het verpakkingsstation wordt de bestelling op juistheid gecontroleerd, gewogen voor de berekening van de verzendkosten, er wordt een verzendetiket aangebracht en de doos wordt verzegeld. Deze afgewerkte split-case orderdozen worden naar de verzendzone getransporteerd, waar een sorteerder de dozen automatisch naar de juiste verzenddeur leidt voor het laden op vrachtwagentrailers. De dozen voor LTL-zendingen worden automatisch gesorteerd naar een handmatig palletiseerstation.

De full-case orderverzamelmodule bestaat uit pallets met kisten die op een stellingstructuur zijn geplaatst. Met behulp van instructies van een draagbaar RF-handapparaat gaat een medewerker naar een palletlocatie en pakt de krat(-ten) op de transportband die in het midden van de full-case orderverzamelmodule functioneert. Op elke doos is een voorgedrukt etiket aangebracht. De kratten van de full-case orderverzamelmodule worden naar de expeditie getransporteerd en automatisch naar de juiste vrachtwagentrailer geleid om ze vlot te laden of om ze op LTL-pallets te plaatsen en te verzenden.

De Warehouse Control Systems-software beheert de geautomatiseerde werking van het gehele transport- en sorteernetwerk. Deze modulaire software stuurt de stroom van de split-case ordercontainers naar de juiste pickzones. Met behulp van de gegevens van de barcodescanners activeert de software de haakse transferapparaten, zodat de dozen automatisch naar de pickzones worden geleid.

De WCS-software regelt ook de werking en besturing van het full-case pickmodule transportbandsubsysteem, de verpakkingswerkstations en het verzendsorteersubsysteem. Er is realtime informatie beschikbaar over de locatie van de dozen in het systeem, omleiding- en sorteerstatistieken, het aantal gelezen streepjescodes en de hercirculatie van dozen. Een grafische weergave van de systeemindeling toont realtime informatie over de status en prestatiekenmerken van elk subsysteem: orderverzameling, verpakking, samenvoeging van verpakkingen, afvallijn en verzending.

Het modulaire systeemontwerp bevordert de operationele efficiëntie, de snelheid van de orderverwerking en de nauwkeurigheid van de orders, en biedt tegelijkertijd de flexibiliteit om in te spelen op veranderingen in de dagelijkse behoeften. De orderverwerkingscapaciteit kan worden opgevoerd door tijdens piekperiodes het aantal medewerkers in de modules voor split case en full case orderverzameling te verhogen. In perioden van lage activiteit kunnen minder werknemers worden ingezet om het ordervolume te ondersteunen. Bovendien kunnen werkstations en doorgeefluiken voor verzendingsdeuren in dienst worden gesteld of buiten dienst worden gesteld, afhankelijk van de dagelijkse activiteit. De huidige activiteit is ongeveer 500-700 orders per dag (6.000 lijnen) met ongeveer 150 herbevoorradingsorders. De systeemcapaciteit is 25.000 lijnen.

Het orderverzamelpersoneel hoeft niet het hele magazijn door te lopen om de voorraden die verzameld moeten worden te vinden. In plaats daarvan plaatst het systeem de werknemers in verzamelzones waar de inventaris is opgesteld in een compacte configuratie met hoge dichtheid. Hierdoor hoeven werknemers minder te lopen en kunnen ze meer orderverzamelingen per uur uitvoeren. Bovendien leidt het Zone Route System de ordercontainers alleen naar zones met picks, waardoor de orderverwerkingstijd korter wordt. De systematische aanpak, gecombineerd met transport- en sorteerautomatisering, zorgt voor discipline, procesverbetering en arbeidsproductiviteit in het verzamel-, verpakkings- en verzendingsproces. Bovendien is het systeem ontworpen om groei mogelijk te maken; zo zijn omleiders vooraf geïnstalleerd in de verzendingslay-out. In de toekomst, wanneer extra capaciteit nodig is, zal een modulaire downline transportband worden aangesloten en zal de vooraf geconfigureerde software worden geactiveerd.