Het zorgsysteem in Israël wijkt fors af van dat in andere landen. Verzekeraars verzekeren er niet louter hun leden. Ze bieden zelf namelijk ook een enorme reeks diensten binnen de gezondheidszorg aan.

Clalit is de absolute marktleider. De verzekeraar heeft een landelijk netwerk van 16 ziekenhuizen, bijna 1.300 lokale klinieken en honderden gespecialiseerde centra, laboratoria en apotheken.

Vroeger was het distributiecentrum in Tel Aviv verantwoordelijk voor de totale levering van medicijnen aan het centrum en het hele zuiden van Israël. Echter, de matige wegen, dagelijkse lange files en veel manueel werk zorgden doorlopend voor fikse opstoppingen in het systeem.

Clalit nam het stevige besluit om een splinternieuwe hub te bouwen in Shoham. Deze locatie ligt zo'n 25 kilometer ten oosten van Tel Aviv. Vanaf daar zijn de twee grootste steden (Tel Aviv en Jeruzalem) binnen dertig minuten te bereiken. Clalit focuste hard op automatisch orderpicken en een feilloze materiaalstroom in het magazijn. Dit is essentieel om de levering aan alle klinieken veilig te stellen. In de aanbesteding stelde Clalit keiharde en hoge eisen aan de pure betrouwbaarheid van het concept. Na een zware selectie koos men vol vertrouwen voor Dematic.

Dematic won Clalit puur op een kloppend totaalconcept. Het ontwerp gebruikt de kracht van het Dematic Multishuttle® 2 systeem. Verder bestaat de opzet uit robuuste transportbanden en slimme software, allemaal feilloos geleverd uit één hand.

Dit systeem neemt de inslag, de opslag en uitgifte van de zware farmaceutische producten volledig over. Het systeem verwerkt zowel de plastic bakken als kartonnen dozen. Tevens coördineert de slimme software alle processen tussen het magazijn, de werkplekken voor het picken en de afronding. Ook giftige medicijnen worden hier volledig veilig opgeslagen en verwerkt.

De oplossing oogst niet alleen lof door het slimme automatiseren van de orders. Ook de hoge mate van flexibiliteit, 100 procent betrouwbaarheid en volstrekt foutloos werken vallen op. In het nieuwe centrum is de output nu geklommen naar liefst 40.000 picks per ploegendienst dankzij het Dematic Multishuttle 2 systeem. Dat is een fantastische stijging in prestaties ten opzichte van het eerdere, puur manuele orderpicken. De totale investering voor de systemen van Clalit ligt rond de 20 miljoen euro.

De nieuwbouw is letterlijk verdeeld over drie verdiepingen. Het Dematic Multishuttle 2 systeem steunt op de robuuste stellingen, snelle shuttles en de software voor de sturing. De magazijnen zijn slim verdeeld in een strak geconditioneerde zone met vijf gangpaden en 19 niveaus voor opslag, en een puur gekoeld deel (2 tot 4 graden) met twee gangpaden en 14 niveaus.

Elk niveau huisvest een shuttle. Deze rijdt zelfstandig naar het juiste product, haalt het op en dropt het exact op de lift naar de transportband. Vanaf hier vloeien de spullen direct naar één van de maar liefst 42 werkstations voor de operatie.

De werknemers van Clalit zetten de items verzendklaar aan de vier stations in het gekoelde gebied. Vervolgens werken ze aan acht volautomatische RapidPick stations, gebruiken ze tien Pick-to-Light stations voor snelle pallets en zijn er twintig stations speciaal voor bakken. Pas zodra een picker een hoeveelheid definitief bevestigt op de knop, controleert een in-line weegschaal het exacte gewicht. Daarna past het centrale WMS de voorraad in de software feilloos aan.

Wanneer de order werkelijk klaar is, brengt de band de spullen naar de afdeling voor kwaliteitscontrole (QA). Hier volgt, geheel volgens de strenge wetten voor medische producten, een zware dubbelcheck voordat het naar de verpakking mag. Daar worden de dozen veilig gesloten, voorzien van het juiste label en in-time afgeleverd aan één van de 27 verzendbanen.

Ook is er de optie om speciale bestellingen alvast te picken en tijdelijk ergens te parkeren voor het afroepen begint. Lege bakken rollen soepel en vlot terug naar de ontvangst. De halfvolle, geopende bakken brengt het systeem veilig terug in de vaste stellingen.

Een zeer grote sleutel tot het succes rond de planning en vlotte bouw was de uiterst vroege betrokkenheid van het Dematic service team. Zij hielpen Clalit op de vloer met het testen van het complete systeem, nog ver voor de echte startdatum.

Daarna bood Dematic een haarscherp, compleet dekkend dienstenpakket voor Clalit. Dit omvatte operationele sturing, een speciale 24/7 hotline, helder onderhoud en het feilloos regelen van alle spare-parts.

De afspraken staan stevig in de boeken voor de komende vijf jaar. Het systeem is gebouwd om elke dag, non-stop op topniveau te renderen. Met de lokale support garandeert Dematic totale zekerheid rond prestaties. Hierdoor is het periodieke onderhoud altijd perfect verzorgd.

Voor deze garantie staan vijf experts van het Dematic team 24 uur per dag lokaal klaar. Zij waren bovendien zeer nauw betrokken bij de bouw. Deze experts trainen het team van Clalit doorlopend over de werking en bediening. Uiteraard regelen ze ook het onderhoud en de pijlsnelle reparaties. Het juist inwerken van compleet nieuw personeel aan de hand van deze gigantische lijnen bleek de allergrootste taak. Zij moeten immers eerst de stroom van de goederen door de panden snappen.

De afgesproken KPI rond service was het behalen van minimaal 98 procent in totale 'uptime'. Mocht dit inzakken onder de 98 procent, dan stelt Dematic de klant schadeloos. Andersom geldt: haalt men een uptime van 99 procent, dan volgt een beloning (bonus) voor Dematic.

Lokale support (Resident Maintenance) blijft voor Dematic de absolute prioriteit. En dat omvat evengoed de uitbouw en de optimalisatie van het concept. Daarom monitort het team continu alles in real-time. De strakke KPI-rapportages tonen Clalit glashelder de actuele conditie, samen met de winstkansen op de vloer. Eventuele fijnafstemming in de software is direct lokaal uit te voeren. Hiervoor steunt Dematic puur op eigen middelen voor analyse.

Sinds de opening loopt het netwerk als de absolute brandweer. Dematic blijft continu samen met Clalit schakelen voor verdere details en gerichte verbeteringen. Voor noodgevallen bezit Dematic overigens een gigantisch arsenaal aan reserveonderdelen bij de klant in de stellingen. Hierdoor springen ze direct op materiaalslijtage in en is wachten op parts nooit een probleem.

Dematic levert feilloos originele onderdelen van topkwaliteit voor het veilig en snel fixen van elk euvel. Gezien het stilstaan van leveringen simpelweg een absolute 'no-go' is voor beide bedrijven, werkt het lokale support team van Dematic fulltime en stevig op het project.

Bekeken vanuit de directie van Clalit is deze krachtige samenwerking ook een doorslaand succes. Men is enorm content over de keiharde output van de systemen. Mede door de power van Dematic konden ze de sturing over de voorraad geneesmiddelen opslokken binnen slechts vier maanden, waar dit project eigenlijk voor 12 maanden was begroot. Daarnaast was de synchronisatie van systemen en de definitieve oplevering in uiterst bekwame en vakkundige handen.