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Gestion des documents et des collections

Alternatives d'économie de l'espace pour l’entreposage de documents et archives

Les besoins en matière de systèmes modernes de gestion des documents et collections ainsi que la quantité grandissante de matériaux imprimés, le manque d'espace et la nécessité de restreindre l'accès à ces mêmes matériaux génèrent une demande croissante pour des solutions automatisées de stockage de documents plus efficaces et à haute densité.

L'approche de Dematic

Dematic propose des solutions de stockage de documents aux établissements d'enseignement supérieur et universités, aux bibliothèques publiques ainsi qu'aux entreprises gouvernementales et privées. Les systèmes peuvent être mis en œuvre dans de nouveaux bâtiments ainsi que dans des bâtiments existants. Ces solutions sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques d'établissements d'enseignement supérieur et d'universités, de bibliothèques publiques, de banques fédérales de réserve et de compagnies financières ou d'assurance en matière de stockage de documents. Ces configurations peuvent traiter des milliers, voire des millions de documents et comportent un logiciel de contrôle des inventaires s'adressant aux règles opérationnelles stratégiques de réaffections, de stockage et de suivi en temps réel.

Des solutions types sont conçues pour optimiser l'efficacité des processus suivants : accueil des matériaux entrants, stockage, récupération et maintien d'un contrôle précis de l'inventaire des documents. Les documents sont en général chargés sur des plateaux à des fins de stockage sécurisé avant leur accueil au sein du système de stockage automatisé de haute densité.

Dematic adopte une approche d'ingénierie industrielle objective et basée sur les activités dans le cadre du développement de chaque système. Dematic dispose d'une expérience et d'une expertise technique confirmée en matière d'amélioration des processus, ce qui lui permet de concevoir des solutions hautement performantes, avec des centaines de mise en œuvre de systèmes de stockage de documents réussies à travers le monde. La conception innovante des systèmes ainsi que le logiciel de gestion stratégique qui permet un contrôle, une visibilité et un suivi opérationnel en temps réel sont au cœur de chaque solution.

Dematic conçoit chaque système en tant que solution modulaire, souple et évolutive afin de répondre à diverses évolutions en matière d'activité, de capacité et de croissance à venir. Dematic est en mesure de garantir la performance élevée de ces systèmes tout en assurant un « R.O.A » garanti:

  • Réduction de l'espace nécessaire, du temps de récupération des documents et des besoins en main d'œuvre
  • Optimisation des flux de matériaux et d'informations, des processus et des activités
  • Amélioration du débit effectif, de la précision et de l'ergonomie

Tendances et enjeux

  • Les collections d'universités continuent à grossir malgré l'augmentation des versions numériques
  • Les bibliothèques et les centres d'archivages ont besoin liberer de l'espace pour leurs clients et étudiants ce qui a pour conséquence d’avoir moinsd’espace pour la collection
  • Les clients veulent un accès rapide aux collections
  • Les collections ont besoin d'un environnement climatisé afin de les préserver au mieux
  • Les capacités logicielles permettent à un meilleur accès aux collections numériques ainsi qu'aux résumés

Difficultés et facteurs économiques

  • Il n'est pas possible de gérer de grandes collections dans espace totalement ouvert
  • Les coûts de gestion des volumes sont en augmentation
  • Le financement de projets de construction est difficile à obtenir, ce qui implique la nécessité de construire suffisamment grand pour l'avenir
  • La gestion de collection hors site n'est pas suffisamment efficace pour des clients exigeants des temps de réponses court.
  • L'utilisation de médias imprimés continue à diminuer

Pourquoi utiliser Dematic

Les solutions d'entreposage et de récupération éprouvées de Dematic permettent aux universités et autres organisations d'archivage d'améliorer significativement l'utilisation de leur espace de stockage pour leurs collections, en libérant de l'espace pour des activités plus convivale.  Les solutions efficaces, sûres et modulaires peuvent être conçues pour s'intégrer au sein d'une architecture spécifique. Notre grande expérience dans ce domaine et notre méthodologie de conception éprouvée peuvent rapidement vous aider dans la planification, la conception et la justification de votre projet.


Solutions caractéristiques

Automated Library System

Automated Library System Solutions (Anglais)

The Dematic Automated Library System (ALS) utilizes an automated storage and retrieval machine, and a special integrated software control system to provide fully automated high density collection management. To preserve library collections, the ALS can operate in a controlled environment that has the proper humidity, temperature and is free of dust and other contaminates.

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