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Gestión de documentos y colecciones

Una alternativa para archivar documentos con el máximo ahorro de espacio

La necesidad de sistemas modernos de gestión de archivos para documentos y colecciones, junto con el creciente volumen de material impreso, la falta de espacio y la necesidad de un acceso restringido a los materiales, originan la demanda de soluciones de almacenamiento de documentos automatizadas, de alta densidad y más eficientes.

La propuesta de Dematic

Dematic ofrece soluciones de almacenamiento de documentos a facultades y universidades, bibliotecas públicas y empresas del sector público y privado. Los sistemas se implementan tanto en la construcción de edificios nuevos como en estructuras de edificios ya construidos. Estas soluciones están diseñadas para adaptarse a los requisitos específicos de almacenamiento de documentos de facultades y universidades, bibliotecas públicas, bancos de reserva federal y compañías financieras y de seguros. Estas configuraciones del sistema pueden dar cabida a miles o millones de documentos e incluyen un software de control de inventario para adaptarse a las reglas de negocio estratégicas de archivado, almacenamiento y seguimiento en tiempo real.

Las soluciones típicas están diseñadas para optimizar los procesos relacionados con las siguientes tareas: inducción de materiales entrantes, almacenamiento, recuperación y mantenimiento de un control preciso del inventario de documentos. Los documentos se suelen colocar en bandejas para un almacenamiento seguro antes de ser inducidos en un almacenamiento automatizado de alta densidad.

Dematic proporciona al desarrollo de cada sistema un enfoque propio de la ingeniería industrial, no sujeto a tendencias y específico para cada actividad. Dematic tiene experiencia en la mejora de procesos mediante ingeniería y los conocimientos para diseñar soluciones de alto rendimiento, con cientos de implementaciones exitosas de almacenamiento de documentos en todo el mundo. El núcleo de cada solución es el innovador diseño del sistema que, junto con el software de gestión estratégica, proporciona control en tiempo real, visibilidad y conocimiento operacional.

Dematic diseña cada sistema como una solución modular, flexible y escalable, que puede adaptarse a actividades variables, desde la capacidad promedio hasta los picos, y al crecimiento futuro. Dematic garantiza el correcto rendimiento del sistema y la creación de un fuerte retorno de la inversión (ROI):

  • Reducir las necesidades de espacio, el tiempo de recuperación de documentos y la mano de obra
  • Optimizar el flujo de material e información, los procesos y las actividades
  • Incrementar el rendimiento, la precisión y la ergonomía

Tendencias y problemas

  • Los archivos universitarias continúan creciendo a pesar del aumento de los archivos digitales.
  • Los espacios de bibliotecas y archivos requieren más capacidad para usuarios y estudiantes y menos para la colección.
  • Los clientes desean poder acceder rápidamente a los archivos.
  • Los archivos requieren de un entorno acondicionado especialmente a fin de que se puedan preservar mejor.
  • Las posibilidades del software permiten un mejor acceso a los archivos  digitales y a los resúmenes.

Puntos críticos e impulsores económicos

  • No es viable gestionar grandes colecciones abiertas a los usuarios.
  • Aumento de los costes de administrar volúmenes.
  • Los fondos para la realización de proyectos son difíciles de obtener, por lo que se necesitan dimensionar para el futuro.
  • La administración de archivos externalizada  no consigue obtener suficientes flujos para satisfacer la demanda de los usuarios  lo suficientemente rápido.
  • El uso de los medios impresos continúa disminuyendo.

Soluciones típicas

Automated Library System

Automated Library System Solutions

The Dematic Automated Library System (ALS) utilizes an automated storage and retrieval machine, and a special integrated software control system to provide fully automated high density collection management. To preserve library collections, the ALS can operate in a controlled environment that has the proper humidity, temperature and is free of dust and other contaminates.

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